Delegovali jste a spálili si prsty? Příště to může být lepší. Ať už chcete dosáhnout lepší rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem, cítit se méně přetížený, nebo rozvíjet svůj tým do vyšší úrovně samostatnosti, delegování je klíčem k dosažení těchto cílů.
Správně provedené delegování navíc vede k lepší výkonnosti týmu, protože členové se učí nové dovednosti a získávají další zodpovědnost a příležitosti pro rozvoj.
Delegování bývá častým tématem, se kterým za mnou klienti přichází. V tomto článku se zaměřím na situaci, kdy vám něco jde dobře, nezbývá vám ale čas se činnosti věnovat. A tak ji delegujete na někoho jiného, seznámíte ho s očekávaným výsledkem a o víc se nestaráte. Po pár dnech se nestačíte divit, jaký výsledek se vám vrátil. A říkáte si, že ten daný člověk na to nemá, příště si to radši uděláte sami.
Přestože všichni chápeme význam delegování, často se stáváme obětí běžných chyb. Manažeři často neposkytnou dostatek informací, vyberou nadšené, ale ještě ne zcela kompetentní členy týmu, a nedostatečně se věnují jejich zaučení a instruování.
Následující grafika znázorňuje styly pro zadávání úkolu v závislosti na motivaci a kompetencích člověka, na kterého delegujeme. Klidně si ji stáhněte, vytiskněte a vyvěste.
V úvodní fázi, kdy je člověk motivovaný, zároveň ale nemá ještě dostatečné dovednosti, věnujte více času zadávání úkolu. Vysvětlete jednotlivé kroky, pravidelně se setkávejte s členem týmu a poskytujte mu po každé části zpětnou vazbu. Vytvořte místo, kde komunikujete a sdílíte všechny informace týkající se úkolu. Zpětnou vazbu tak můžete poskytovat okamžitě.
Teprve když víte, že všem částem rozumí a má dané kompetence, na něj úkol delegujte. Zpětnou vazbu poskytujte, není už ale potřeba po každém kroku.
Jo, zabere. Zabere to hrozně času poprvé. Delegování je dovednost, kterou neustále zlepšujete. A zlepšíte se v ní postupně i vy.
Dobrého leadera z vás totiž neudělá třídenní intenzivní trénink v krásném hotelu, ale každodenní postupná práce. Máte na to! 🔥
Digitální nástroj vám pomůže. Delegování za vás ale neodmaká.
Pro delegování vám může pomoci i digitální nástroj. Pár tipů pro jejich efektivní využití:
- Nesahejte po emailu. Kdybych mohla, zvýraznila bych to červeně a napsala CAPS LOCKEM. V emailu se informace snadno ztratí, termín za vás automaticky nepohlídá, podklady budete mít rozházené. Email NE.
- Podívejte se na nástroje, které už máte k dispozici. V M365 poslouží Tasks, v Google Workspace úkoly ve Spaces. Skvěle poslouží i nástroje pro řízení projektů jako je Freelo.
- Základem je zadat datum splnění, přiřazenou osobu. Daný záznam poslouží i jako úložiště pro všechny informace a dokumenty.
- Dejte si pozor, ať nekomunikujete na více místech najednou – něco emailem, něco přes úkol, něco nasdílíte jen přes OneDrive. Chaos ještě nikdy k lepšímu delegování a klidu na duši nevedl.
Nevíte, po jakém nástroji sáhnout? Nebo chcete vaše delegování vylepšit?