Snižování nákladů, zvyšování produktivity, efektivnější procesy. Často opakované pojmy, se kterými pomohou digitální nástroje. Těch je ale na trhu celá řada. Všechny nabízí zkušební období zdarma, chrlí na vás své skvělé funkce a slibují zefektivnění a nižší náklady. Představíte si čas strávený testováním jednotlivých zkušebních verzí a z nalezení toho pravého digitálního nástroje se rázem stává skličující úkol.
Rozhodnete se proto poptat ostatních.
„Jaký nástroj používáte na správu rozvoje zaměstnanců?“ „A co používáte jako firemní wiki?“
Pod podobnými příspěvky se často seběhne řada komentářů. Buď od spokojených uživatelů konkrétních nástrojů nebo obchodníků snažících se prodat své řešení za každou cenu.
Nejčastěji zmiňovaný nástroj vyberete, snažíte se ho zavést a našroubovat na něj vlastní procesy. V průběhu ale zjistíte, že s nástrojem je celý proces méně efektivní než byl bez něj, nebo že musíte dělat velké změny, které pak zaměstnanci těžko přijímají. Celý projekt rázem dostává hořkou pachuť a zařeknete se, že žádný digitální nástroj už nikdy zavádět nebudete, protože to stejně nic nepřinese.
Doporučení na sociálních sítích se často netrefí. Proč?
- Komentující nezná váš budget na zavedení a provoz nástroje
- Komentující nezná navazující procesy
- Komentující neví, jestli používáte M365 nebo Google Workspace
- Komentující neví, jaké další nástroje používáte
- Komentující neví, jak velkou infrastrukturu chcete na nástroji stavět
Každá firma funguje trochu jinak. Má jiné potřeby, jiné procesy, jinou strukturu, jiné další používané nástroje. Nic z toho komentující na sociálních sítích neví. A tak vám sdělují, že jim některý z nástrojů funguje dobře. Znamená to, že vám bude taky? Vůbec.
Jak na to správně?
„Myslet znamená 💩 vědět,“ říká můj děda.
„Nevytvářejte si žádné domněnky,“ říká třetí dohoda od Ruize.
„Voda a voda, ale jedna studená a druhá teplá,“ říká umělá inteligence.
Proto se na začátku každé spolupráce hodně ptám. Představte si, že bych namísto ptaní rovnou navrhovala nástroje a změny. Protože bych se domnívala, že u vás funguje něco stejně jako u jiného zákazníka. Vyhodili byste akorát peníze z okna za nástroj, který pro vás nefunguje, nebo byste před zaměstnanci obhajovali nejen nový nástroj, ale i zádrhele.
Pokud nechcete zavádět nástroj metodou pokus-omyl, nepodceňujte fázi před výběrem. Rozdělte procesy na postupné části a zachyťte jednotlivé kroky. Co je vstupem? Kdo s kým komunikuje? Jaké kroky následují? Kolik různých scénářů je možných? Kde proces končí? Kde všude vám má nástroj pomoci?
Teprve potom stanovujte požadavky na nástroj a vybírejte. Zabráníte tomu, že budete muset všechno přehodnotit a začít znovu.
Nebuďte na výběr nástroje sami
S výběrem nástroje vám ráda pomohu. Na začátku spolupráce se hodně ptám. Třeba na to:
- Jaké kroky jdou jak po sobě?
- Proč děláte kroky tak a ne jinak?
- Co od změny očekáváte?
Právě díky mnoha otázkám podchytíme detaily a zabráníme tomu, že z využití digitálních nástrojů bude paskvil, kterému se musíte hodně přizpůsobit.
Chcete při výběru nástroje spolehlivého partnera?