Nepodceňujte onboarding nováčků na dálku

Podle Týdeníku Ekonom odejde ve zkušební době až pětina nových zaměstnanců. Jak si ve fluktuaci nováčků vedete vy?

Zkušební doba je od slova zkusit. Často si ale neuvědomujeme, že zkoušíme jak my nového zaměstnance, tak i on sám si zkouší, jak se mu ve firmě bude líbit a pracovat. Během zkušební doby se zaměstnanec seznamuje s organizací, s pracovními úlohami, s kolegy. Protože nám dalo nemalé úsilí zaměstnance najít, měli bychom udělat, co je v našich silách a kompetencích, abychom ho opravdu poznali a umožnili mu poznat i nás.

Aby Vám šikovní nováčci neodcházeli, přečtěte si pár tipů, jak na onboarding nejen v home-office módu.

Ač se to může zdát zbytečné, důležitá je už příprava na to, že nový zaměstnanec nastoupí. Abychom se vyhnuli počátečnímu chaosu, jako manažer bychom měli vědět, co bude potřeba a jak bude onboarding probíhat.

Zodpovězte si tedy následující otázky:

1. Kdy nováček nastoupí? Přijde první den alespoň na chvíli do kanceláře nebo budeme řešit vše online? Ví, kdo ho kde bude čekat?
2. Kdo se stará o pracovní smlouvu a další dokumenty? Udělal jsem z mé strany vše pro to, aby byly připravené?
3. Jaké vybavení bude zaměstnanec k práci potřebovat? Počítač, telefon, vstupní karta, propisky, blok, post-its? Je připravený protokol o předání? Udělal jsem vše, co je v mé kompetenci?
4. Co přístupy do systémů, emailová adresa a podobné technikálie? Ví IT oddělení o tom, že zaměstnanec nastupuje? Budou přístupy hotové? Které ne a proč?
5. Informoval jsem tým o tom, kdy zaměstnanec nastoupí a co bude dělat? Kdo další kromě týmu má vědět, že nový zaměstnanec nastoupí?
6. Mám pro nováčka připravený onboarding plán? A co první setkání se mnou – je nastavené?

Zdá se to jako spousta otázek, pomohou vám ale najít strukturu a na nástup zaměstnance se připravit.

Jako manažeři byste měli mít neustálý přehled o tom, co se ohledně onboardingu nováčka děje, a předvídat, kde by se co mohlo pokazit. Firma může mít nastavené vlastní procesy, které se dají těžko ovlivnit. Není vaším úkolem vše sám zpracovat, ale zkoordinovat. Třeba emailovou adresu zřídíte těžko, pokud nejste IT kolega, není ale Váš úkol zažádat o ni u IT?

Den D je tady 🎆

Je to tu, vše připraveno, nováček přišel ve smluvený čas na smluvené místo, podepsal pracovní smlouvu, vyzvedl si pracovní vybavení. Od této chvíle nezapomínejte, že pokud jste doteď nebyli pro nováčka hlavní kontaktní osobou za organizaci, teď se jí jako jeho manažer stáváte.

Nováček od vás očekává, že když si nebude vědět rady, budete tu pro něj. Očekává, že znáte odpovědi na jeho otázky nebo ho zvládnete odkázat na správnou osobu. A to je taky Vaše role.

Nový kolega Vás pravděpodobně viděl už při pohovoru. Od té doby ale již pár dní nebo týdnů uběhlo a Váš vztah se z „nějaký kandidát – někdo z firmy“ proměnil do „můj nadřízený – můj podřízený“. Nepodceňte proto první dojem, který v této roli na nováčka uděláte.

Aby vás nováček poznal, naplánujte si s ním ideálně hned první den schůzku. Může se jednat o společný oběd nebo klidně o krátký 30-minutový call. V ideálním případě tak, aby po otevření emailové schránky věděl, že jeho manažer se o něj zajímá a chce se s ním potkat.

První schůzku věnujte prvotnímu poznávání. „Jak se ti u nás zatím líbí? Proběhlo všechno v pořádku? Je něco, co neklape tak, jak sis představoval? Na co se nejvíc těšíš?“ – díky tomu si uděláte první obrázek a projevíte zájem. Kromě toho seznamte nováčka s tím, co ho čeká. Není totiž pro nováčka nic horšího, než sedět doma u zapnutého počítače a nevědět, co má dělat. Proto mu ukažte a pošlete onboarding plán, ve kterém uvidí, jaká témata zaškolení ho kdy čekají, kde najde zdroje a kdo je za zaškolení daného tématu zodpovědný.

Nezapomeňte si zapnout webkameru, přestože to třeba obvykle nemíváte zvykem. O totéž poproste nováčka i kolegy v týmu, se kterými se potká. Chcete přeci poznat člověka a ne ikonku v počítači.

Vycházejte z předpokladu, že nováček o fungování organizace a týmu neví vůbec nic. V každé firmě fungují procesy a pravidla trochu jinak a cesta, jak předejít nedorozumění, je preventivní vysvětlení a informování. Nedostatek informací většina lidí považuje za hrozbu a byla by škoda, kdyby nováček odešel jen proto, že si připadal, že nemá informace ani koho se zeptat.

Informovat, zaškolovat, zapojovat!

Vzpomeňte si na situaci, kdy jste byli v úplně novém prostředí a neznali lidi okolo sebe nebo nastavená pravidla. Tato situace obvykle v člověku vyvolává pocit nejistoty. Stejně jsou na tom nováčci, kteří do firmy nastupují. Zatímco při práci z kanceláře mají možnost spoustu věcí odkoukat nebo se kolegy vedle zeptat, v online prostředí se kontakt navazuje hůře. Pokud chcete, aby do týmu zapadli, je Vaší rolí a úkolem jim v tom pomoct.

Představte tedy nováčka jednotlivým členům týmu. Aby měl nový kolega opravdu možnost ostatní poznat, nepomůže „Tohle je nová kolegyně Hanka, Hanko, tohle je tým, ty tak nějak časem poznáš“. Na týmovém meetingu poproste i kolegy o zapnutou webkameru.

Zakomponujte poznávání do týmového fungování.

V mém týmu se osvědčilo rozházet obecná témata zaškolování mezi jednotlivé členy týmu. Ti pak měli za úkol se s nováčkem na 30 minut spojit a dané téma mu vysvětlit. Jak fungují stravenky nebo kde se vyplňuje docházka by totiž měl znát každý zaměstnanec a tato témata můžou v klidu nováčkovi předat oni. Popřemýšlejte tedy, co můžete delegovat a delegujte to na ostatní.

Buddy / mentor

Začlenit nováčka a seznámit ho s ostatními členy v týmu můžete i díky buddymu nebo mentorovi. Tuto roli můžete svěřit někomu z ostatních kolegů, který má s nováčkem něco společného. Ať už je to pracovní náplň, koníčky, stejná vysoká škola nebo cokoli jiného. Úkolem buddyho je být nováčkovi „parťákem“ a oporou v prvních dnech a týdnech a pomoci mu zorientovat se v neformálním firemním fungování.

Tím, že delegujete zaškolování na ostatní, Vaše práce ale nekončí. Nastavte si s nováčkem pravidelná setkání, při kterých budete Vy v obraze, jak zaškolování běží a jak se nováčkovi daří, a on bude moct adresovat vlastní témata nebo se zeptat na věci, které nejsou v kompetenci kolegů. Frekvence jednou měsíčně je málo. Mně osobně se osvědčilo první dny se potkávat každý den (i třeba na 10 nebo 15 minut) a interval mezi setkáními s každým týdnem postupně prodlužovat. Po skončení zkušební doby jsem nechala setkávání na frekvenci jednou měsíčně, jako s ostatními členy týmu.

Pravidelná setkání jsou přínosná nejen pro nováčka, ale i pro Vás. Nováček získá pocit, že se o něj zajímáte a že si vyhradíte čas na to ho vyslechnout. Vy budete mít díky setkáním přehled o zaškolování a včas podchytíte témata, na která je potřeba se hlouběji zaměřit. Navíc můžete nováčkovi dávat pravidelnou zpětnou vazbu, díky které nebude překvapený, kdybyste se rozhodli s ním dále nespolupracovat.

Nestavte nováčka na okraj

Když budete dávat najevo, že nový kolega ještě nic moc neví a neumí, opravdu tomu tak bude. Samozřejmě počítejte s tím, že spoustu znalostí o fungování firmy ještě nemá, zapojujte ho ale do týmových diskusí stejně jako ostatní. Dejte mu najevo, že přestože ještě něco neví, jeho názor Vás zajímá a budete rádi, když se doptá nebo řekne, co si myslí a jak by postupoval. Nikdo totiž netouží po tom být dlouho „ten nový, co nic neví“.

Zpětná vazba

Pamatujte: Dávání a přijímání zpětné vazby je jedním z důležitých úkolů každého manažera. Stejně jako nováček zkouší, jak se mu ve Vašem týmu pracuje, Vy zkoušíte, jak Vám spolupráce s ním vyhovuje. Nezapomínejte nováčkovi dávat pravidelně zpětnou vazbu, tu pozitivní i negativní. Stejně tak se ho průběžně ptejte, jak se mu ve firmě líbí, jak se mu líbí v týmu a co potřebuje. Díky tomu předejdete důvodům k případnému odchodu nebo Vás alespoň nepřekvapí.

Zodpovědnost je na Vás, týmu i nováčkovi

Onboarding nováčka v hybridním nebo home-office módu je náročný. Nebuďte smutní z toho, když to nevyjde. Občas se při pohovoru někdo jeví jako skvělý kandidát a až po nástupu se ukáže, že spolupráce drhne. Hladké první týdny nováčka nejsou jen ve Vaší zodpovědnosti. Pohlídejte ale, že to, co ovlivnit můžete a za co jste zodpovědní, Vám neuteče. Snad Vám k tomu tento článek pomohl.

Pokud byste chtěli pomoci onboarding nastavit tak, aby fungoval, neváhejte se mi ozvat. Ráda s Vámi i toto proberu třeba při konzultaci.