Jak na teambuilding na dálku

Vymýšlela jsem tedy, jak to udělat, aby kolegové měli teambuilding, při kterém společně něco vytvoříme, kolegové se vzájemně lépe poznají a zároveň u kterého můžeme každý zůstat v teple domova. Zapojila jsem fantazii, opustila myšlenku „vždyť jsme přeci klasický korporát a žádný start-up“ a dala se do práce. Výsledek byl skvělý a věřím, že by mnohým mohl pomoci. Proto sdílím, jak jsem vše připravovala a jak teambuilding probíhal.

Příprava

1. Proč chci vlastně tak nutně teambuilding?

Jako první jsem se sama sebe zeptala, proč chci teambuilding uspořádat a co bych chtěla, aby bylo jeho výsledkem.

• Je to neformální poznání členů navzájem?
• Zlepšení spolupráce?
• Utužení kontaktů v menších skupinkách?

Mým cílem bylo zejména s týmem zhodnotit končící náročný obchodní rok a naladit je na ten nadcházející. Kromě toho jsem jim chtěla umožnit poznat a začlenit nováčky do stávajícího týmu, aby budoucí spolupráce běžela lépe. Na základě toho jsem pak vybírala aktivity.

2. Výběr data a heads-up účastníkům

Věděla jsem, že chci u teambuildingu všechny členy týmu, ideálně i nováčky, kteří měli teprve nastoupit. Zároveň jsem musela zohlednit, že část týmu pracovala na úkolech se striktně zadanými deadliny. Proto jsem dala na výběr tři termíny dostatečně dopředu (asi měsíc a půl) a nechala je hlasovat přes Doodle o tom nejvhodnějším.

Shodou okolností jsme zvolili poslední den obchodního roku, který byl pro hodnocení a plánování jak vyšitý. Z nováčků měli být všichni už ve firmě až na jedinou výjimku, která nastupovala o den později. S tím jsem tedy plánovala aktivity a přemýšlela, jak to technicky zařídit, aby se i ne-zaměstnanec mohl účastnit. Účastníkům jsem poslala blocker zatím na celý den s poznámkou, že detaily a přesný čas dostanou co nejdříve.

3. Plánování aktivit

Aktivity jsem vymýšlela na základě mých cílů, kterých jsem chtěla teambuildingem dosáhnout. Navíc ráda dělám věci jinak, a tak jsem přemýšlela nad netradičními aktivitami, u kterých jsem ale věděla, že je kolegové akceptují. Velká část z nich byla introverti, nemohla jsem tedy úplně čekat, že budou dobrovolně před kamerou hrát divadlo 🙂

Věděla jsem, že v menších skupinkách budou kolegové navazovat vztahy snáze. Stejně tak jsem jim chtěla dát prostor navzájem se poznat jen ve dvojicích. Mimo to mě zajímalo, jak hodnotí uplynulý rok a jaký by chtěli mít rok následující.

Hodnocení a plánování roku

Pro hodnocení uplynulého roku jsem vymyslela aktivitu ve skupinkách. Tým byl rozdělen do 4 skupin po 4-5 členech, ve skupinách byl vždy záměrně mix nováčků a služebně starších. To proto, aby nováčci získali přehled, co se vlastně za ten rok dělo a jak to členové vnímají. Zároveň jsem namíchala členy s různými pracovními činnostmi, aby byl jejich obrázek komplexní. Za úkol měli ve skupinách namalovat, jaký pro ně byl uplynulý rok. A obrázek pak sdílet přes kameru.

Při plánování této aktivity jsem si uvědomila, že jen tak začít kreslit a sdílet nebude pro mnoho kolegů jednoduché. Proto jsem na úvod přidala samostatnou poznávací aktivitu. Při ní měl každý člen nakreslit sám sebe a to, co chce o sobě říct, a představit to ostatním. Cílem této aktivity bylo, aby účastníci odhodili ostych. Protože příklady táhnou, počítala jsem s tím, že aktivitu zahájím.

Stejně jako měli kolegové hodnotit uplynulý rok, jsem chtěla, aby i vyjádřili, jaký by chtěli mít rok následující. Na tuto aktivitu jsem skupiny přerozdělila, úkol ale zůstal stejný – nakreslit to. Skupiny jsem tentokrát poskládala podle jednotlivých pracovních činností a jednu skupinu tvořili úplní nováčci. U pracovních skupin jsem chtěla, aby si kolegové naplánovali, jak spolu chtějí spolupracovat, a tím se podpořila i jejich sounáležitost.

Speed-dating

Pro to, aby se členové týmu opravdu poznali, jsem zvolila trochu riskantní aktivitu – online speed-dating. Popravdě řečeno jsem byla sama zvědavá, jak to dopadne a s jakou odezvou se setká. Samotná příprava mi dala hodně zabrat, dvojice jsem totiž opět plánovala promyšleně 🙂

Vytvořila jsem si Excelovou tabulku (šablonu najdete pod textem). Do řádku napsala jména nováčků, do sloupce jména služebně starších kolegů. Chtěla jsem speed datingu věnovat zhruba hodinu, abych kolegy nezahltila. Proto jsem se rozhodla, že bude celkem pět „kol“ po 10 minutách, a tím mi zbyde i 10minutová rezerva.

V Excelové tabulce jsem pak párovala kolegy tak, aby se spolu poznal vždy nováček se starším kolegou. Začala jsem shora a přiřadila číslo 1 do buňky, která byla průsečíkem kolegy ve sloupci a v řádku. Takhle jsem pokračovala se stejným číslem dál, než měl každý kolega na první kolo nějakého „parťáka“. Poté jsem stejným způsobem určila, kdo se s kým bude bavit v kole 2, 3, 4 a 5. Možná, že na to existuje i nějaký online tool, mě to ale bavilo ručně 🙂

Každý kolega pak dostal screenshot toho, v jakém kole se má s kým spojit a v kolik dané kolo začíná. To už byla hračka :-). Screenshoty jsem měla připravené zatím pouze u sebe. Zároveň jsem pro případ nouze připravila pár otázek jako inspiraci na téma – např. Máš Multisport kartu a proč? Jakou knížku nebo film jsi viděl naposledy? Pro jakého zákazníka pracuješ?

Na tohle jsem byla fakt natěšená, zároveň jsem měla obavy, jak to dopadne.

4. Technické zajištění

Teambuilding probíhal přes MS Teams. Protože v té době ještě nefungovaly breakout rooms, vytvářela jsem jednotlivé podtýmy pro různé skupiny a aktivity. To by se asi dnes dalo dělat snáz. Mimo to jsem pozvala budoucí kolegyni přes její soukromý email, aby to měla jednodušší, tak ona se svojí skupinou zůstávala vždy v hlavní místnosti.

Odkaz na první místnost jsem poslala emailem spolu s instrukcemi, aby si kolegové sehnali fixy nebo pastelky a papíry :-). Zároveň jsem upravila blocker teambuilingu v kaledáři tak, aby odpovídal plánované délce (3 hodiny). Vypadalo to dost děsivě, tříhodinový meeting online, ale věděla jsem, že agenda bude nabitá a nudit se nikdo nebude.

Jak to vše probíhalo a jestli bych do toho šla znovu, o tom píšu zde.

Šablonu pro rozřazení kolegů do dvojic a začátky jednotlivých kol najdete ke stažení pod tímto textem.